האם באמת צריך חדרי ישיבות
אני מכיר חברה גדולה (היא כבר לא קיימת) שהיה לה משרד עם 4 חדרי ישיבות (ברור שיש חברות דומות עם אותם מספר חדרי ישיבות ואפילו יותר) ועל כל אחד מחדרי הישיבות היה לוח עם זמנים מתי כל ישיבה מתקיימת ועל מה. (ושוב החברה הזאת כבר לא קיימת יותר כי היא פשטה את הרגל) והשאלה העולה למה צריך כל כך הרבה חדרי ישיבות וניהול אדמיניסטרטיבי לנהל את חדרי הישיבות בחברות או בעסקים.?
יצא לכם כלקוחות להתקשר לחברות לבקש את פלוני והתשובה הנאמרת הוא בישיבה, או שרציתם לדבר עם איש מכירות ונאמר לך הוא בישיבה, בכנס, ביום עיון, בגיבוש וכל השאר, ואתה נשאר עם הטלפון ביד כי אתה רוצה לקבל החלטה לרכישה או לעשיית עסקה?
"עולם השפע"
"בעולם השפע של היום שיש הכול מכל והלקוח יודע את מגוון האפשרויות העומדות לפניו ולכן הוא דורש מענה כאן ועכשיו (סיפוק מידי לייצר) כל ניסיון להשיג את האדם הקרוב למכירה לסיפוקו המיידי שלא עונה לו מרחיק אותו מהקנייה או מקרב אותו לספק השני" ובגישה הזאת יכולים לדבר על איך משיגים לקוחות אבל מהצד השני כל עוד הצוות יושב בישיבות ולפעמים זה הרבה ישיבות החברה רק מפסידה מכירות וזה יכול להסתכם בהרבה מאד כסף או במאמץ עילאי להחזיר את הלקוח לקופה.
בשביל מה אנחנו צריכים ישיבות
אז שלא.
אנחנו לא צריכים ישיבות, הבוס או מנהל המחלקה הוא צריך ישיבות, למה? לרוב בכדי לפתח את האגו האישי שלו, לפעמים בכדי להאדיר או להשפיל מי מהמשתתפים בישיבה וכל זאת בתואנה של העברת מיידע, ארגון המחלקה מחדש, או כל דבר שטותי אחר שמתעסק בפרט ולא באמת בצרכי החברה. ומה הם צרכי החברה? למכור, לשרת את הלקוחות, לבצע את העבודה עבור הלקוחות, כי רק דבר אחד נותן את הכסף לקיום הישיבה, שעות העבודה, הבאת המומחה, הכיבוד, ההתארגנות לישיבה (התרוצצויות של העובדים מהבוקר אחד עם השני שמדברים על הישיבה שתהיה) הלקוח! הוא זה שמממן את הישיבות ואם הצוות יהיה עסוק בישיבות אז מתי יהיה זמן ללקוחות?.
טכנולוגיה
- בשביל מה יש לנו טכנולוגיה?
- בשביל מה יש לנו מייל.
- בשביל מה יש לנו וואטסאפ
- בשביל מה יש לנו פגישות זום
רק בשביל דבר אחד! לקצר את הזמן בתקשורת הפנימית ולהרחיב את הזמן לתת שירות ומכירה ללקוח כי זה לא יעזור! הלקוח הגלובלי השתנה הוא כבר לא אותו "שפוט" של החברה, הוא מקבל במהלך היום מספר רב של פניות מספקים שונים, הלקוח כבר לא נאמן לחברה או למוצר, ולכן כל שיטת הניהול בחברות חייבת להשתנות בהתאם לדרישות השוק.
מנהלים! עשו חישוב מסלול מחדש.
אנחנו יודעים שהיום הניהול חייב להיות כמה שיותר בשטח, עם הלקוחות, עם מחלקת השיווק, הרי העמדתם מנהלי מחלקות "טובים" אני מניח, העמדתם לרשותם רכב, סמארטפון מחשב, וכל היכולות הטכנולוגיות לנהל את הצוות מרחוק. מה שאתם צריכים לעשות זה להוריד המלצות לצוות, לעשות ישיבת זום פעם בשבוע בשעות אחר הצהריים או הערב (היום שהרבה עובדים מהבית זה הרבה יותר קל אבל אני שומע עדיין מחברות כי עוד מזמנים אותם מהבית לישיבת צוות וזאת טעות) עסקו אתם בניהול, צאו לשטח דברו עם לקוחות, תקלטו עוד רעיונות איך לשפר את המכירות, למצוא כלים חדשים, מהלקוחות תספגו את המיידע שהכי חשוב לכם,
הפסיקו את הישיבות הם באמת "היום" לא תורמות כלום חוץ מאשר ישיבת רכילות, אגו, שמחה לעד, פטפוטים, ודברי בלה, כן דברי בלא זה רק עולה כסף למעביד ללא שום תמורה, התמורה תבוא בדרך שהצעתי לכם להתנהל. חשבו רק כמה זמן אחרי הישיבה מתבזבז בפטפוט על הישיבה בטלפון בוואטסאםפ, בזום, בפגישות מסדרון, בהעברת פתקים, ואם חס וחלחלה עובד או עובדת ננזפו בישיבה? שבוע לאחר מכן העובד/העובדת במקום אחר ולא בעשייה בעבודה.
לסיכום:
- ישיבות צוות מכירות "מיותרות"
- ישיבות צוות לוגיסטיקה (פעם בשבוע עם הכנה דיגיטלית לפני הישיבה לקבלת החלטות)
- הנהלת חשבונות: אין צורך, הכול עובר במחשב, מנהל צריך לקרוא דוחות ולפעול, הוראות הוא יעביר במייל.
- מנכ"ל: רד לשטח, צא מהמשרד, למד את העסק שלך מלמטה (את למעלה אתה יודע) השטח יכתיב לך מה לשפר למעלה, דיווחים תן וקבל במייל, עשה פגישות פרטניות עם מנהלי מחלקות, פעם בחודש שב עם צוות המנהלים ופעם בחודשים עם הדירקטוריון. האמינו לי לא צריך יותר, השקיעו את האנרגיה בלהביא כסף ופעילות לחברה.
- בואו תהיו מנהלי העתיד, השתמשו בטכנולוגיה עם הצוות השתמשו עם הלב, הרגש שלכם עם לקוחות החברה (כמובן גם עם עובדי החברה אבל לא באמצעות ישיבות)
החדר ישיבות חייב לשמש לפגישות עם לקוחות, ספקים, וגם כן לא צריכים לזמן 10 אנשים לשבת עם הלקוח או הספק, חובה לצמצם כמה שאפשר ואחר כך להעביר בריף למנהל המחלקה מה היה, ואת זה תעשה המזכירה של מנכ"ל החברה בשמחה.
בואו נהיה יעילים לטובת החברה.
לשירותכם, דורון עמית יועץ לעסקים
