בואו לא נחזור על טעויות בעיקר תזרים המזומנים

בתוך תוכני בעלי העסקים ואנשי העסקים אנו יודעים כי עשינו כמה וכמה טעויות בזמן תפעול העסק, מרבית העסקים, לצערי, לא פעלו כפי שהיו צריכים לפעול, ואחת הסיבות העיקריות לכך היא בראש ובראשונה שנתנו לעסק לנהל אותנו במקום שאנחנו ננהל אותו (לדוגמה וכקלישאה העגלה מושכת את הסוס ולא הסוס את העגלה) סיבה מרכזית לכך היא "תזרים המזומנים" לא ניהלנו את העסק בהתאם לתזרים המזומנים. נכון זה לא פשוט לנהל תזרים מזומנים כי יש בו כל כך הרבה משתנים
ברמה כזאת שעסק "צריך" להעסיק עובד במשרה או חצי משרה רק בכדי לשלוט בתזרים. ולנושא זה אני רוצה להקדיש את השורות הבאות.

כיצד מנהלים תזרים מזומנים?

1. פותחים גיליון אקסל (יש תוכנות ייעודיות לניהול תזרים מזומנים כאשר הוא מתממשק לחשבונות הבנק) זה נוח, זה קל מבחינת הרישומים, אבל לדעתי ורק לדעתי תזרים מזומנים חייב שיטופל ידנית בגישה אמפירית ובמילים פשוטות "הליכה בין הטיפות".

2. אז אתייחס בהמלצות שלי כאן לתזרים מזומנים המנוהל באקסל. היתרונות והחוכמה שיש באקסל הוא לאין שיעור מתוכנה ייעודית הנמכרת בשוק החופשי או צמודה לתוכנות ניהול פנימיות או חיצוניות בשוק העסקי. אפשר לתכנן את הגיליון בדיוק למטרה של תזרים מזומנים כולל גרפים, התממשקות לבנקים, ועוד רבים הפונקציות בגיליון זה. ההמלצה שלי שרואה חשבון או יועץ עסקי יתכנן ביחד אתכם את הגיליון שישמש אותו לזמן רב.

3. עכשיו נגיע לתכנון הגיליון:

4. צד ההוצאות: את ההוצאות הקבועות אנחנו יודעים לכל הפחות ל-3 חודשים קדימה: הלוואות, משכורות, תשלומים, עירייה, שכירות, חשמל, טלפוניה, ריביות (כל יום ניתן לראות בבנק את הריבית הצבורה) ועוד הוצאות שחוזרות על עצמם מדי חודש. הצעתי: כל סוף חודש מדפיסים את כל תנועות הבנק במהלך החודש ובודקים את ההוצאות הקבועות, אותו דבר לגבי כרטיסי אשראי שהרי בסוף חודש אנו יודעים מה סכום החיוב הצבור בו.

5. כאשר אנחנו יודעים מה ההוצאות הקבועות אזי ניתן לגשת להוצאות המשתנות (למה שאנו קוראים הקניות למכירה (גולמי) כאן אנו מוגבלים בהוצאות לפי תנאי האשראי (כמובן עם אפשרות תזוזה מהתאריך המוסכם במקרה של חור בתזרים )(מה שאומר שההכנסות שציפינו להם לא הגיע והתשלום לספק יביא לחריגה בחשבון הבנק (לא מומלץ כלל וכלל) הבנק מקטלג אותנו לפי כמות החריגות שאנו עומדים במהלך חודש/שנה וממהר להוציא לנו מכתב על חריגה בחשבון… אופס!!!! עוד נקודה אדומה קפצה בתיקו של הלקוח בבנק.

6. מכאן אנו נגשים לצד התקבולים (תשלום מלקוחות) המקום הכי לא בטוח והמסוכן בתזרים המזומנים.

7. אנו מכניסים את: 1) השיקים הדחויים 2) ההכנסות על פי הוראות התשלום (לקוח X משלם בהעברה בנקאית אנו אמורים לדעת מתי זה יקרה. נכון שזה טנטטיבית ולשם כך אנו צריכים לרשום את התקבול הצפוי 10 ימים מהיום שאנו יודעים שזה יום ההעברת התשלום (יש לקוחו אשר מודעים מתי יכנס התשלום ואז אנו יכולים להכניס את הסכום ביום שנקבע.

8. עם העסק עובד בקופה רושמת ומקבל תקבולים במהלך היום, אזי אנו רושמים את הסכום שהופקד בצד התקבולים.

9. כנ"ל לגבי צבירה של כרטיסי אשראי, ישנם עסקים שמנכים את כרטיסי האשראי למפרע ואז רושמים את סכום התקבול בתזרים בתאריכו, וישנם עסקים שלא מנכים את התקבול ומקבלים אותו ב-2 תאריכים שלאחר החודש השוטף (חודש שוטף משמע כל כניסת הכספים שהתקבלו במהלך החודש בחברות כרטיסי האשראי)

חשיבות של סדר וארגון בניהול התזרים

איך מנהלים את התזרים.

אנו יודעים שמה שרשום הוא לא מה שקורה בפועל.

הוצאה מתווספת לא מתוכננת חדשות לבקרים וזה מכניס את התזרים לסחרור (בזמנו יעצתי לחברה עם מחזור ענק כאשר התוספות שהבעלים החליטו להוציא חרגו במיליון שח מהתזרים דבר שהעמיד אותי בצורך מידי להשיג מימון או לאלתר פתרונות. לאחר מספר חודשים שכך נהגו הכנתי תקציב לחברה, הקטנתי את סכומי הוצאת השיקים, והחברה חזרה למסלול תקין מתזרים המזומנים. דברים אלה קורים במרבית העסקים וזה אחת מהסיבות שהעסק מנהל את הבעלים ולא הפוך.. הפתרון לדבר הזה הוא הכנת תקציב (כן כמו בחברות הגדולות) ואי חריגה מנו.

שכתבתי בתחילת המאמר שצריך להעסיק בעסקים וחברות איש/אישה/יועץ או אחר שיעסקו רק עם זה התכוונתי ברצינות בפרט באקלים העסקי שאנו עוברים היום כמו השפע, הקושי, הורדת המחירים, צמצום הרווחים אם בכלל, מוסר התשלומים, התנהלות הבנקים, הרגולציה הבנקאית בדמות החריגה מהמסגרות. כל זה מצריך אדם שרק יתעסק בזה, הווה אומר הדבר דומה למשחק שחמט, להזיז את החיילים בהתאם למצב.

כן, אין מה לעשות והדוגמה החייה מהימים האלה זה משבר הקורונה שריסק כל תזרים מזומנים שתוכנן הן בדוחות אקסל והן בתוכנות ייעודיות. המציאות היא זאת שמכתיבה, ולכן גם בימים רגילים יש אפשרות למשחק בתזרים המזומנים כאשר משתמשים עם כלים העומדים לרשות העסק ועם כלים
יצירתיים אחרים .

איך מנהלים נכון תזרים מזומנים

העסק כולו חי על תזרים המזומנים שלו

כן, תזרים המזומנים הוא המניע את העסק ובכדי שנעמוד בו ולא נרוץ על כל שקל, ולא נתווכח עם מנהלת מחלקת האשראי בבנק אז תזרים המזומנים הוא כלי מרכזי לניהול העסק ואותו צריך לנהל,

למה אני מתכוון שאני כותב "לנהל"

לנהל זה לא לרשום הוצאות והכנסות.. תודה בשביל זה יש פקידה מנהלת חשבונות או אחר.

לנהל זה לדעת לצפות מהלכים, לדעת מה הכלים העומדים לרשותך, לדעת לעצור את בעלי העסק המוציאים כספים, לדעת להזיז ולדחות תשלומים, לדעת ולהשתמש בכל הכלים (ויש הרבה כלים) על מנת להתאים את ההוצאות להכנסות ואני לא מתכוון לרווח במאזן החשבונאי.(לפעמים אני שומע בעלי עסקים "אני מרוויח אבל אני לא רואה את הכסף") וזאת שהכסף מסתובב סביבו ולידו.

בעלי עסקים וחברות לא שמים דגש במיוחד על תזרים המזומנים, הם יודעים שצריך, הם רוכשים תוכנות יקרות, אבל לא מפנימים שתזרים מזומנים בכדי להבטיח את המשכיות העסק צריך להיות או חובה להיות מנוהל.

לקריאת המלצות נוספות הקליקו

אם גיליתם טעות בכתיבה אנה חזרו אלינו